Configuração de Envio de E-mail

A configuração de e-mail, serve para auxiliar através de envio de e-mail o usuário nas principais rotinas realizadas no sistema.

Como configurar o envio de E-mail

Para que a gente possa utilizar essa rotina, o primeiro passo será cadastrar o e-mail.

• Caminho: Configurações > E-mails > Contas de E-mails

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Com a tela de consulta aberta, clicamos em Novo E-mail.

Open

Com a tela de cadastro de e-mail aberta, precisamos preencher todas as informações conforme é as configurações do seu e-mail. Será necessário o apoio do time de TI da sua empresa, para que seja configurado corretamente.

Com o e-mail cadastrado, agora podemos cadastrar o e-mail na rotina desejada.

• Caminho: Configurações > Gerais

Após clicar em Gerais, chegamos na tela Alterar Configuração, clicamos na Aba E-mail.

Dentro da Aba E-mail, podemos configurar o e-mail para as rotinas:

1. E-mail para Entrega

2. E-mail para envio de Orçamentos e Coletas

3. E-mail para envio de EDI

4. E-mail para Fatura

Continuando na mesma Aba E-mail

Para todas as rotinas citadas acima, podemos configurar textos padrões para serem enviados no corpo do e-mail.

Para as rotinas:

• Mensagem Manifesto

• Mensagem Entrega

• Mensagem CT-e

• Mensagem Boleto

• Mensagem Cobrança

• Mensagem do e-mail para lembrete de vencimento

• Mensagem Manifesto Para Representantes

• Mensagem Chegada

• Mensagem Ocorrência

• Mensagem NFS-e

• Mensagem Orçamento

• Mensagem Coleta para Representantes

Com o e-mail cadastrado, para configurar qualquer rotina desejada, precisamos ir em cadastro do cliente.

Ou seja, no Tomador do Serviço.

• Caminho: Cadastros > Clientes

Ao clicar, iremos para a tela de consulta, no qual podemos consultar o cliente desejado.

Com o cliente localizado, clicamos em editar. Conforme exemplo acima. Com a tela do cliente aberta,

Clicando no podemos adicionar o e-mail cadastrado.

Na Aba de Contatos/Fichário podemos marcar as seguintes opções para recebimento de e-mail:

1. Receber E-mail de Ocorrência

2. Receber E-mail de Entrega

3. Receber E-mail de Cobrança

4. Receber E-mail de EDI

Receber E-mail de Ocorrência

Podemos configurar em duas abas:

• Info Operacionais

1. Ao confirmar o MDF-e na SEFAZ

2. Ao confirmar o CT-e na SEFAZ

3. Ao Imprimir o Manifesto

Ao marcar “Ao adicionar ocorrências no CT-e”

4. Enviar apenas a ocorrência adicionada

5. Enviar todas as ocorrências

6. Enviar uma cópia do e-mail para o destinatário

• EDI

Em ambas as telas, podemos configurar para ser sinalizado quando ocorrer ocorrências.

Receber E-mail de Entrega (Ativando o Envio de E-mail Automático)

Clicando na Aba Inf. Operacionais, de acordo com a necessidade do cliente, podemos ter as seguintes opções para envio de e-mail:

1. Ao Confirmar o MDF-e na SEFAZ

2. Ao Confirmar o CTE-e na SEFAZ

3. Ao Imprimir o Manifesto

4. Ao Adicionar Ocorrências no CT-e com opção de Enviar apenas ocorrência adicionada / Enviar todas as ocorrências / Enviar uma copia do e-mail para o destinatário

5. Ao registrar a chegada no destino

6. Ao baixar entrega do CT-e com opção de Anexar Comprovante / Enviar uma copia do e-mail para o destinatário

7. Cancelamento do CT-e na SEFAZ

8. Carta de Correção do CT-e na SEFAZ

9. Ao confirmar NFS-e na prefeitura

Logo abaixo, na mesma tela, temos a Configurações CT-e

Podendo marcar as opções:

1. Ao enviar MDF-e por e-mail anexar com as opções Apenas o DAMDFE / Apenas o DACTE / Apenas o xml do Ct-e Apenas o DAMDFE, DACTE e o XML do Ct-e

2. Ao enviar o CT-e por e-mail anexar com as opções Apenas o XML / Apenas o DACTE XML e DACTE

3. Ao confirmar o CT-e na SEFAZ enviar XML para o FTP

4. Utilizar espécie/série/modal específicos para esse cliente

Receber E-mail de Cobrança

• Caminho: Lançamentos > Financeiro > Faturas/Boletos

• OBS: Caso você deseje enviar o XML junto com a fatura/boleto, precisamos ir na aba de Info Financeira e marcar a opção “Compactar XML(s) / DACTE(s) ao enviar por e-mail na Fatura”

Dentro da mesma Aba, também temos as opções:

1. Imprimir Logomarca no Boleto

2. Ao enviar e-mail do boleto ( ) Anexo o Boleto ou Enviar o link do boleto

3. Ao enviar e-mail do boleto, anexar comprovante de entrega

4. Enviar e-mail de lembrete de vencimento da fatura/boleto com (definir dia) dias antes do vencimento

Outra opção que podemos definir dentro do sistema, é no Cadastro de Filial, cadastrar o e-mail que será o padrão para envio.

Caminho: Cadastro > Filiais > Aba Financeiro

Podemos também configurar a opção para que o disparo de e-mail possa ser feito a partir do momento em que é gerado uma fatura.

• Caminho Configurações > Cadastros > Aba Cadastro/Consulta > Campo Lançamento de Faturas e Boletos > Flag Enviar e-mail automaticamente ao incluir a fatura

Após marcar a flag, clicamos em salvar.

Receber E-mail de EDI

Na mesma Rotina, podemos usar o arquivo recebido de EDI OCOREN para utilizar na rotina de baixa por arquivo EDI.

Caminho: Processos > Baixas de CT-e / Manifesto > Baixa CT-e por Arquivo EDI

Configuração de E-mail para envio de Relatório Personalizado

Dentro do sistema, também podemos contar com a configuração de envio de e-mail para Relatório Personalizado.

• Caminho Configurações > Relatório Personalizado > Tela Construtor de Relatório > Aba Envio de E-mail

Precisando preencher:

1. Nome do Relatório

2. Selecionar o Relatório em “Mostrar na tela de”

3. Marcar a Flag “Enviar Esse Relatório automaticamente por e-mail”

4. Selecionar o Remetente

5. Informar o Destinatário

6. Informar o assunto, para facilitar o entendimento para o destinatário

7. Definir em Momentos de Envio, em que momento esse e-mail vai ser disparado

Apos o preenchimento, clicamos no botão Salvar, no final da tela.