Configuração de Envio de E-mail
- GW SISTEMAS*
A configuração de e-mail, serve para auxiliar através de envio de e-mail o usuário nas principais rotinas realizadas no sistema.
Como configurar o envio de E-mail
Para que a gente possa utilizar essa rotina, o primeiro passo será cadastrar o e-mail.
Caminho: Configurações > E-mails > Contas de E-mails
Com a tela de consulta aberta, clicamos em Novo E-mail.
Com a tela de cadastro de e-mail aberta, precisamos preencher todas as informações conforme é as configurações do seu e-mail. Será necessário o apoio do time de TI da sua empresa, para que seja configurado corretamente.
Com o e-mail cadastrado, agora podemos cadastrar o e-mail na rotina desejada.
Caminho: Configurações > Gerais
Após clicar em Gerais, chegamos na tela Alterar Configuração, clicamos na Aba E-mail.
Dentro da Aba E-mail, podemos configurar o e-mail para as rotinas:
E-mail para Entrega
E-mail para envio de Orçamentos e Coletas
E-mail para envio de EDI
E-mail para Fatura
Caso o e-mail não apareça na listagem do campo “E-mail para Fatura” precisamos confirmar no cadastro de e-mail, se a opção E-mail para envio de Fatura esta marcado com
Continuando na mesma Aba E-mail
Para todas as rotinas citadas acima, podemos configurar textos padrões para serem enviados no corpo do e-mail.
Para as rotinas:
Mensagem Manifesto
Mensagem Entrega
Mensagem CT-e
Mensagem Boleto
Mensagem Cobrança
Mensagem do e-mail para lembrete de vencimento
Mensagem Manifesto Para Representantes
Mensagem Chegada
Mensagem Ocorrência
Mensagem NFS-e
Mensagem Orçamento
Mensagem Coleta para Representantes
Com o e-mail cadastrado, para configurar qualquer rotina desejada, precisamos ir em cadastro do cliente.
Ou seja, no Tomador do Serviço.
Caminho: Cadastros > Clientes
Ao clicar, iremos para a tela de consulta, no qual podemos consultar o cliente desejado.
Com o cliente localizado, clicamos em editar. Conforme exemplo acima. Com a tela do cliente aberta,
Clicando no podemos adicionar o e-mail cadastrado.
Na Aba de Contatos/Fichário podemos marcar as seguintes opções para recebimento de e-mail:
Receber E-mail de Ocorrência
Receber E-mail de Entrega
Receber E-mail de Cobrança
Receber E-mail de EDI
Receber E-mail de Ocorrência
Em E-mail de Ocorrência as configurações de ocorrências, apos marcadas, precisamos confirmar em que situação de ocorrência, iremos enviar e-mail.
Podemos configurar em duas abas:
Info Operacionais
Ao confirmar o MDF-e na SEFAZ
Marcando essa opção, ao confirmar um MDF-e no sistema, no momento em que ele é confirmando na SEFAZ, é disparado um e-mail automaticamente para o e-mail cadastrado, no cadastro do cliente.
Ao confirmar o CT-e na SEFAZ
Marcando essa opção, ao confirmar um CT-e no sistema, no momento em que ele é confirmando na SEFAZ, é disparado um e-mail automaticamente para o e-mail cadastrado, no cadastro do cliente.
Ao Imprimir o Manifesto
Marcando essa opção, ao Imprimir o Manifesto, que é a ultima etapa do processo de emissão de documentos, é disparado um e-mail automaticamente para o e-mail cadastrado, no cadastro do cliente.
Ao marcar “Ao adicionar ocorrências no CT-e”
Enviar apenas a ocorrência adicionada
Essa opção serve para quando o usuário incluir uma ocorrência e nela estiver marcada para enviar o e-mail o sistema vai enviar apenas a ocorrência que foi incluída agora e não as anteriores que já podem estar no CT-e.
Enviar todas as ocorrências
Essa opção como o nome já sugere, são todas as ocorrências que você irá trabalhar.
6. Enviar uma cópia do e-mail para o destinatário
Essa opção como o nome já sugere, acompanhado do item 1 ou item 2, temos a opção de enviar uma cópia do e-mail disparado para o destinatário.
EDI
Em ambas as telas, podemos configurar para ser sinalizado quando ocorrer ocorrências.
Em caso de marcação para a flag “Utilizar ocorrências especificas para esse cliente” só serão vistas as ocorrências selecionadas.
Receber E-mail de Entrega (Ativando o Envio de E-mail Automático)
Em Informações de Entrega (Ativando o Envio de E-mail Automático) conforme mostramos abaixo, podemos configurar para recebimento de e-mail para as principais opções que envolvem uma Viagem/Frete.
Clicando na Aba Inf. Operacionais, de acordo com a necessidade do cliente, podemos ter as seguintes opções para envio de e-mail:
Ao Confirmar o MDF-e na SEFAZ
Ao Confirmar o CTE-e na SEFAZ
Ao Imprimir o Manifesto
Ao Adicionar Ocorrências no CT-e com opção de Enviar apenas ocorrência adicionada / Enviar todas as ocorrências / Enviar uma copia do e-mail para o destinatário
Para que as Ocorrências Adicionadas sejam disparadas por e-mail, precisamos que a ocorrência desejada esteja devidamente configurada.
Caminho: Cadastros > Operacional > Ocorrências (EDI)
Ao registrar a chegada no destino
Ao baixar entrega do CT-e com opção de Anexar Comprovante / Enviar uma copia do e-mail para o destinatário
Cancelamento do CT-e na SEFAZ
Carta de Correção do CT-e na SEFAZ
Ao confirmar NFS-e na prefeitura
Logo abaixo, na mesma tela, temos a Configurações CT-e
Podendo marcar as opções:
Ao enviar MDF-e por e-mail anexar com as opções Apenas o DAMDFE / Apenas o DACTE / Apenas o xml do Ct-e Apenas o DAMDFE, DACTE e o XML do Ct-e
Ao enviar o CT-e por e-mail anexar com as opções Apenas o XML / Apenas o DACTE XML e DACTE
Ao confirmar o CT-e na SEFAZ enviar XML para o FTP
Utilizar espécie/série/modal específicos para esse cliente
Atenção ao marcar as opções desejada. Dentro das opções 1°e 2° temos as opções de enviar tanto apenas o XML por e-mail, como enviar o DACTE e XML juntos.
Receber E-mail de Cobrança
Atenção! para E-mail de Cobrança precisamos alem de marcar a flag, todo envio é realizado manualmente através do sistema. O envio não é automático. Precisamos seguir os passos abaixo para realizar o envio da cobrança.
Caminho: Lançamentos > Financeiro > Faturas/Boletos
OBS: Caso você deseje enviar o XML junto com a fatura/boleto, precisamos ir na aba de Info Financeira e marcar a opção “Compactar XML(s) / DACTE(s) ao enviar por e-mail na Fatura”
Dentro da mesma Aba, também temos as opções:
Imprimir Logomarca no Boleto
Ao enviar e-mail do boleto ( ) Anexo o Boleto ou Enviar o link do boleto
Ao enviar e-mail do boleto, anexar comprovante de entrega
Enviar e-mail de lembrete de vencimento da fatura/boleto com (definir dia) dias antes do vencimento
Outra opção que podemos definir dentro do sistema, é no Cadastro de Filial, cadastrar o e-mail que será o padrão para envio.
Caminho: Cadastro > Filiais > Aba Financeiro
Podemos também configurar a opção para que o disparo de e-mail possa ser feito a partir do momento em que é gerado uma fatura.
Caminho Configurações > Cadastros > Aba Cadastro/Consulta > Campo Lançamento de Faturas e Boletos > Flag Enviar e-mail automaticamente ao incluir a fatura
Após marcar a flag, clicamos em salvar.
Receber E-mail de EDI
Atenção! para configuração de E-mail EDI, precisamos alem de marcar a flag, precisamos ir na Aba EDI selecionar o layout e configurar os horários de envio.
Na mesma Rotina, podemos usar o arquivo recebido de EDI OCOREN para utilizar na rotina de baixa por arquivo EDI.
Caminho: Processos > Baixas de CT-e / Manifesto > Baixa CT-e por Arquivo EDI
Configuração de E-mail para envio de Relatório Personalizado
Dentro do sistema, também podemos contar com a configuração de envio de e-mail para Relatório Personalizado.
Caminho Configurações > Relatório Personalizado > Tela Construtor de Relatório > Aba Envio de E-mail
Precisando preencher:
Nome do Relatório
Selecionar o Relatório em “Mostrar na tela de”
Marcar a Flag “Enviar Esse Relatório automaticamente por e-mail”
Selecionar o Remetente
Informar o Destinatário
Informar o assunto, para facilitar o entendimento para o destinatário
Definir em Momentos de Envio, em que momento esse e-mail vai ser disparado
Apos o preenchimento, clicamos no botão Salvar, no final da tela.