Configuração de Envio de E-mail

A configuração de e-mail, serve para auxiliar através de envio de e-mail o usuário nas principais rotinas realizadas no sistema.

Como configurar o envio de E-mail

Para que a gente possa utilizar essa rotina, o primeiro passo será cadastrar o e-mail.

Caminho: Configurações > E-mails > Contas de E-mails

Com a tela de consulta aberta, clicamos em Novo E-mail.

Com a tela de cadastro de e-mail aberta, precisamos preencher todas as informações conforme é as configurações do seu e-mail. Será necessário o apoio do time de TI da sua empresa, para que seja configurado corretamente.

Com o e-mail cadastrado, agora podemos cadastrar o e-mail na rotina desejada.

Caminho: Configurações > Gerais

Após clicar em Gerais, chegamos na tela Alterar Configuração, clicamos na Aba E-mail.

Dentro da Aba E-mail, podemos configurar o e-mail para as rotinas:

E-mail para Entrega
E-mail para envio de Orçamentos e Coletas
E-mail para envio de EDI
E-mail para Fatura

Caso o e-mail não apareça na listagem do campo “E-mail para Fatura” precisamos confirmar no cadastro de e-mail, se a opção E-mail para envio de Fatura esta marcado com ☑️

Continuando na mesma Aba E-mail

Para todas as rotinas citadas acima, podemos configurar textos padrões para serem enviados no corpo do e-mail.

Para as rotinas:

Mensagem Manifesto
Mensagem Entrega
Mensagem CT-e
Mensagem Boleto
Mensagem Cobrança
Mensagem do e-mail para lembrete de vencimento
Mensagem Manifesto Para Representantes
Mensagem Chegada
Mensagem Ocorrência
Mensagem NFS-e
Mensagem Orçamento
Mensagem Coleta para Representantes

Com o e-mail cadastrado, para configurar qualquer rotina desejada, precisamos ir em cadastro do cliente.

Ou seja, no Tomador do Serviço.

Caminho: Cadastros > Clientes

Ao clicar, iremos para a tela de consulta, no qual podemos consultar o cliente desejado.

Com o cliente localizado, clicamos em editar. Conforme exemplo acima. Com a tela do cliente aberta,

Clicando no podemos adicionar o e-mail cadastrado.

Na Aba de Contatos/Fichário podemos marcar as seguintes opções para recebimento de e-mail:

Receber E-mail de Ocorrência
Receber E-mail de Entrega
Receber E-mail de Cobrança
Receber E-mail de EDI

Receber E-mail de Ocorrência

Em E-mail de Ocorrência as configurações de ocorrências, apos marcadas, precisamos confirmar em que situação de ocorrência, iremos enviar e-mail.

Podemos configurar em duas abas:

Info Operacionais

Ao confirmar o MDF-e na SEFAZ

Marcando essa opção, ao confirmar um MDF-e no sistema, no momento em que ele é confirmando na SEFAZ, é disparado um e-mail automaticamente para o e-mail cadastrado, no cadastro do cliente.

Ao confirmar o CT-e na SEFAZ

Marcando essa opção, ao confirmar um CT-e no sistema, no momento em que ele é confirmando na SEFAZ, é disparado um e-mail automaticamente para o e-mail cadastrado, no cadastro do cliente.

Ao Imprimir o Manifesto

Marcando essa opção, ao Imprimir o Manifesto, que é a ultima etapa do processo de emissão de documentos, é disparado um e-mail automaticamente para o e-mail cadastrado, no cadastro do cliente.

Ao marcar “Ao adicionar ocorrências no CT-e”

Enviar apenas a ocorrência adicionada

Essa opção serve para quando o usuário incluir uma ocorrência e nela estiver marcada para enviar o e-mail o sistema vai enviar apenas a ocorrência que foi incluída agora e não as anteriores que já podem estar no CT-e.

Enviar todas as ocorrências

Essa opção como o nome já sugere, são todas as ocorrências que você irá trabalhar.

6. Enviar uma cópia do e-mail para o destinatário

Essa opção como o nome já sugere, acompanhado do item 1 ou item 2, temos a opção de enviar uma cópia do e-mail disparado para o destinatário.

EDI

Em ambas as telas, podemos configurar para ser sinalizado quando ocorrer ocorrências.

Em caso de marcação para a flag “Utilizar ocorrências especificas para esse cliente” só serão vistas as ocorrências selecionadas.

Receber E-mail de Entrega (Ativando o Envio de E-mail Automático)

Em Informações de Entrega (Ativando o Envio de E-mail Automático) conforme mostramos abaixo, podemos configurar para recebimento de e-mail para as principais opções que envolvem uma Viagem/Frete.

Clicando na Aba Inf. Operacionais, de acordo com a necessidade do cliente, podemos ter as seguintes opções para envio de e-mail:

Ao Confirmar o MDF-e na SEFAZ
Ao Confirmar o CTE-e na SEFAZ
Ao Imprimir o Manifesto
Ao Adicionar Ocorrências no CT-e com opção de Enviar apenas ocorrência adicionada / Enviar todas as ocorrências / Enviar uma copia do e-mail para o destinatário
Ao registrar a chegada no destino
Ao baixar entrega do CT-e com opção de Anexar Comprovante / Enviar uma copia do e-mail para o destinatário
Cancelamento do CT-e na SEFAZ
Carta de Correção do CT-e na SEFAZ
Ao confirmar NFS-e na prefeitura

Logo abaixo, na mesma tela, temos a Configurações CT-e

Podendo marcar as opções:

Ao enviar MDF-e por e-mail anexar com as opções Apenas o DAMDFE / Apenas o DACTE / Apenas o xml do Ct-e Apenas o DAMDFE, DACTE e o XML do Ct-e
Ao enviar o CT-e por e-mail anexar com as opções Apenas o XML / Apenas o DACTE XML e DACTE
Ao confirmar o CT-e na SEFAZ enviar XML para o FTP
Utilizar espécie/série/modal específicos para esse cliente

Atenção ao marcar as opções desejada. Dentro das opções 1°e 2° temos as opções de enviar tanto apenas o XML por e-mail, como enviar o DACTE e XML juntos.

Receber E-mail de Cobrança

Atenção! para E-mail de Cobrança precisamos alem de marcar a flag, todo envio é realizado manualmente através do sistema. O envio não é automático. Precisamos seguir os passos abaixo para realizar o envio da cobrança.

Caminho: Lançamentos > Financeiro > Faturas/Boletos

OBS: Caso você deseje enviar o XML junto com a fatura/boleto, precisamos ir na aba de Info Financeira e marcar a opção “Compactar XML(s) / DACTE(s) ao enviar por e-mail na Fatura”

Dentro da mesma Aba, também temos as opções:

Imprimir Logomarca no Boleto
Ao enviar e-mail do boleto ( ) Anexo o Boleto ou Enviar o link do boleto
Ao enviar e-mail do boleto, anexar comprovante de entrega
Enviar e-mail de lembrete de vencimento da fatura/boleto com (definir dia) dias antes do vencimento

Outra opção que podemos definir dentro do sistema, é no Cadastro de Filial, cadastrar o e-mail que será o padrão para envio.

Caminho: Cadastro > Filiais > Aba Financeiro

Receber E-mail de EDI

Atenção! para configuração de E-mail EDI, precisamos alem de marcar a flag, precisamos ir na aba EDI selecionar o layout e configurar os horários de envio.

Configuração de E-mail para envio de Relatório Personalizado

Dentro do sistema, também podemos contar com a configuração de envio de e-mail para Relatório Personalizado.

Caminho Configurações > Relatório Personalizado > Tela Construtor de Relatório > Aba Envio de E-mail

Precisando preencher:

Nome do Relatório
Selecionar o Relatório em “Mostrar na tela de”
Marcar a Flag “Enviar Esse Relatório automaticamente por e-mail”
Selecionar o Remetente
Informar o Destinatário
Informar o assunto, para facilitar o entendimento para o destinatário
Definir em Momentos de Envio, em que momento esse e-mail vai ser disparado

Apos o preenchimento, clicamos no botão Salvar, no final da tela.