Configuração de Envio de E-mail

A configuração de e-mail, serve para auxiliar através de envio de e-mail o usuário nas principais rotinas realizadas no sistema.

Como configurar o envio de E-mail

Para que a gente possa utilizar essa rotina, o primeiro passo será cadastrar o e-mail.

Caminho: Configurações > E-mails > Contas de E-mails

Com a tela de consulta aberta, clicamos em Novo E-mail.

Com a tela de cadastro de e-mail aberta, precisamos preencher todas as informações conforme é as configurações do seu e-mail. Será necessário o apoio do time de TI da sua empresa, para que seja configurado corretamente.

Com o e-mail cadastrado, agora podemos cadastrar o e-mail na rotina desejada.

Caminho: Configurações > Gerais

Após clicar em Gerais, chegamos na tela Alterar Configuração, clicamos na Aba E-mail.

Dentro da Aba E-mail, podemos configurar o e-mail para as rotinas:

E-mail para Entrega
E-mail para envio de Orçamentos e Coletas
E-mail para envio de EDI
E-mail para Fatura

Caso o e-mail não apareça na listagem do campo “E-mail para Fatura” precisamos confirmar no cadastro de e-mail, se a opção E-mail para envio de Fatura esta marcado com ☑️

Com o e-mail cadastrado, para configurar qualquer rotina desejada, precisamos ir em cadastro do cliente.

Caminho: Cadastros > Clientes

Ao clicar, iremos para a tela de consulta, no qual podemos consultar o cliente desejado.

Com o cliente localizado, clicamos em editar. Conforme exemplo acima. Com a tela do cliente aberta,

Clicando no podemos adicionar o e-mail cadastrado.

Na Aba de Contatos/Fichário podemos marcar as seguintes opções para recebimento de e-mail:

Receber E-mail de Ocorrência
Receber E-mail de Entrega
Receber E-mail de Cobrança
Receber E-mail de EDI

Receber E-mail de Ocorrência

Em E-mail de Ocorrência as configurações de ocorrências, apos marcadas, precisamos confirmar em que situação de ocorrência, iremos enviar e-mail.

Podemos configurar em duas abas:

Info Operacionais

Ao marcar “Ao adicionar ocorrências no CT-e” temos duas opções:

Enviar apenas a ocorrência adicionada, ou seja, aquelas ocorrências que são específicas para uma determinada operação. Onde você especifica que só irá trabalhar com determinadas ocorrências. Exemplo, na minha operação só trabalho com 03 ocorrências: Entrega iniciada, Carga parada ou Carga Finalizada"

EDI

Em ambas as telas, podemos configurar para ser sinalizado quando ocorrer ocorrências.

Em caso de marcação para a flag “Utilizar ocorrências especificas para esse cliente” só serão vistas as ocorrências selecionadas.

Receber E-mail de Entrega

Em Informações de Entrega conforme mostramos abaixo, podemos configurar para recebimento de e-mail para as principais opções que envolvem uma Viagem/Frete.

Clicando na Aba Inf. Operacionais, de acordo com a necessidade do cliente, podemos ter as seguintes opções para envio de e-mail:

Ao Confirmar o MDF-e na SEFAZ
Ao Confirmar o CTE-e na SEFAZ
Ao Imprimir o Manifesto
Ao Adicionar Ocorrências no CT-e com opção de Enviar apenas ocorrência adicionada / Enviar todas as ocorrências / Enviar uma copia do e-mail para o destinatário
Ao registrar a chegada no destino
Ao baixar entrega do CT-e com opção de Anexar Comprovante / Enviar uma copia do e-mail para o destinatário
Cancelamento do CT-e na SEFAZ
Carta de Correção do CT-e na SEFAZ
Ao confirmar NFS-e na prefeitura

Logo abaixo, na mesma tela, temos a Configurações CT-e

Podendo marcar as opções:

Ao enviar MDF-e por e-mail anexar com as opções Apenas o DAMDFE / Apenas o DACTE / Apenas o xml do Ct-e Apenas o DAMDFE, DACTE e o XML do Ct-e
Ao enviar o CT-e por e-mail anexar com as opções Apenas o XML / Apenas o DACTE XML e DACTE
Ao confirmar o CT-e na SEFAZ enviar XML para o FTP
Utilizar espécie/série/modal específicos para esse cliente

Receber E-mail de Cobrança

Atenção! para E-mail de Cobrança precisamos alem de marcar a flag, todo envio é realizado manualmente através do sistema. O envio não é automático. Precisamos seguir os passos abaixo para realizar o envio da cobrança.

Caminho: Lançamentos > Financeiro > Faturas/Boletos

OBS: Caso você deseje enviar o XML junto com a fatura/boleto, precisamos ir na aba de Info Financeira e marcar a opção “Compactar XML(s) / DACTE(s) ao enviar por e-mail na Fatura”

Dentro da mesma Aba, também temos as opções:

Imprimir Logomarca no Boleto
Ao enviar e-mail do boleto ( ) Anexo o Boleto ou Enviar o link do boleto
Ao enviar e-mail do boleto, anexar comprovante de entrega
Enviar e-mail de lembrete de vencimento da fatura/boleto com (definir dia) dias antes do vencimento

Outra opção que podemos definir dentro do sistema, é no Cadastro de Filial, cadastrar o e-mail que será o padrão para envio.

Caminho: Cadastro > Filiais > Aba Financeiro

Receber E-mail de EDI

Atenção! para configuração de E-mail EDI, precisamos alem de marcar a flag, precisamos ir na aba EDI selecionar o layout e configurar os horários de envio.

Configuração de E-mail para envio de Relatório Personalizado

Dentro do sistema, também podemos contar com a configuração de envio de e-mail para Relatório Personalizado.

Caminho Configurações > Relatório Personalizado > Tela Construtor de Relatório > Aba Envio de E-mail

Precisando preencher:

Nome do Relatório
Selecionar o Relatório em “Mostrar na tela de”
Marcar a Flag “Enviar Esse Relatório automaticamente por e-mail”
Selecionar o Remetente
Informar o Destinatário
Informar o assunto, para facilitar o entendimento para o destinatário
Definir em Momentos de Envio, em que momento esse e-mail vai ser disparado