A configuração de e-mail, serve para auxiliar através de envio de e-mail o usuário nas principais rotinas realizadas no sistema.
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Como configurar o envio de E-mail
Para que a gente possa utilizar essa rotina, o primeiro passo será cadastrar o e-mail.
Caminho: Configurações > E-mails > Contas de E-mails
Com a tela de consulta aberta, clicamos em Novo E-mail.
Com a tela de cadastro de e-mail aberta, precisamos preencher todas as informações conforme é as configurações do seu e-mail. Será necessário o apoio do time de TI da sua empresa, para que seja configurado corretamente.
Com o e-mail cadastrado, agora podemos cadastrar o e-mail na rotina desejada.
Caminho: Configurações > Gerais
Após clicar em Gerais, chegamos na tela Alterar Configuração, clicamos na Aba E-mail.
Dentro da Aba E-mail, podemos configurar o e-mail para as rotinas:
E-mail para Entrega
E-mail para envio de Orçamentos e Coletas
E-mail para envio de EDI
E-mail para Fatura
Painel | ||||||
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Caso o e-mail não apareça na listagem do campo “E-mail para Fatura” precisamos confirmar no cadastro de e-mail, se a opção E-mail para envio de Fatura esta marcado com ☑️ |
Com o e-mail cadastrado, para configurar qualquer rotina desejada, precisamos ir em cadastro do cliente.
Ou seja, no Tomador do Serviço.
Caminho: Cadastros > Clientes
Ao clicar, iremos para a tela de consulta, no qual podemos consultar o cliente desejado.
Com o cliente localizado, clicamos em editar. Conforme exemplo acima. Com a tela do cliente aberta,
Clicando no podemos adicionar o e-mail cadastrado.
Na Aba de Contatos/Fichário podemos marcar as seguintes opções para recebimento de e-mail:
Receber E-mail de Ocorrência
Receber E-mail de Entrega
Receber E-mail de Cobrança
Receber E-mail de EDI
Receber E-mail de Ocorrência
Informações |
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Em E-mail de Ocorrência as configurações de ocorrências, apos marcadas, precisamos confirmar em que situação de ocorrência, iremos enviar e-mail. |
Podemos configurar em duas abas:
Info Operacionais
Ao marcar “Ao adicionar ocorrências no CT-e”
Enviar apenas a ocorrência adicionada
Painel | ||||||
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Essa opção serve para quando o usuário incluir uma ocorrência e nela estiver marcada para enviar o e-mail o sistema vai enviar apenas a ocorrência que foi incluída agora e não as anteriores que já podem estar no CT-e. |
Enviar todas as ocorrências
Painel | ||||||
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Essa opção como o nome já sugere, são todas as ocorrências que você irá trabalhar. |
3. Enviar uma cópia do e-mail para o destinatário
Painel | ||||||
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Essa opção como o nome já sugere, acompanhado do item 1 ou item 2, temos a opção de enviar uma cópia do e-mail disparado para o destinatário. |
EDI
Em ambas as telas, podemos configurar para ser sinalizado quando ocorrer ocorrências.
Nota |
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Em caso de marcação para a flag “Utilizar ocorrências especificas para esse cliente” só serão vistas as ocorrências selecionadas. |
Receber E-mail de Entrega (Ativando o Envio de E-mail Automático)
Painel | ||||||
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Em Informações de Entrega (Ativando o Envio de E-mail Automático) conforme mostramos abaixo, podemos configurar para recebimento de e-mail para as principais opções que envolvem uma Viagem/Frete. |
Clicando na Aba Inf. Operacionais, de acordo com a necessidade do cliente, podemos ter as seguintes opções para envio de e-mail:
Ao Confirmar o MDF-e na SEFAZ
Ao Confirmar o CTE-e na SEFAZ
Ao Imprimir o Manifesto
Ao Adicionar Ocorrências no CT-e com opção de Enviar apenas ocorrência adicionada / Enviar todas as ocorrências / Enviar uma copia do e-mail para o destinatário
Ao registrar a chegada no destino
Ao baixar entrega do CT-e com opção de Anexar Comprovante / Enviar uma copia do e-mail para o destinatário
Cancelamento do CT-e na SEFAZ
Carta de Correção do CT-e na SEFAZ
Ao confirmar NFS-e na prefeitura
Logo abaixo, na mesma tela, temos a Configurações CT-e
Podendo marcar as opções:
Ao enviar MDF-e por e-mail anexar com as opções Apenas o DAMDFE / Apenas o DACTE / Apenas o xml do Ct-e Apenas o DAMDFE, DACTE e o XML do Ct-e
Ao enviar o CT-e por e-mail anexar com as opções Apenas o XML / Apenas o DACTE XML e DACTE
Ao confirmar o CT-e na SEFAZ enviar XML para o FTP
Utilizar espécie/série/modal específicos para esse cliente
Receber E-mail de Cobrança
Painel | ||||||
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Atenção! para E-mail de Cobrança precisamos alem de marcar a flag, todo envio é realizado manualmente através do sistema. O envio não é automático. Precisamos seguir os passos abaixo para realizar o envio da cobrança. |
Caminho: Lançamentos > Financeiro > Faturas/Boletos
OBS: Caso você deseje enviar o XML junto com a fatura/boleto, precisamos ir na aba de Info Financeira e marcar a opção “Compactar XML(s) / DACTE(s) ao enviar por e-mail na Fatura”
Dentro da mesma Aba, também temos as opções:
Imprimir Logomarca no Boleto
Ao enviar e-mail do boleto ( ) Anexo o Boleto ou Enviar o link do boleto
Ao enviar e-mail do boleto, anexar comprovante de entrega
Enviar e-mail de lembrete de vencimento da fatura/boleto com (definir dia) dias antes do vencimento
Outra opção que podemos definir dentro do sistema, é no Cadastro de Filial, cadastrar o e-mail que será o padrão para envio.
Caminho: Cadastro > Filiais > Aba Financeiro
Receber E-mail de EDI
Painel | ||||||
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Atenção! para configuração de E-mail EDI, precisamos alem de marcar a flag, precisamos ir na aba EDI selecionar o layout e configurar os horários de envio. |
Configuração de E-mail para envio de Relatório Personalizado
Dentro do sistema, também podemos contar com a configuração de envio de e-mail para Relatório Personalizado.
Caminho Configurações > Relatório Personalizado > Tela Construtor de Relatório > Aba Envio de E-mail
Precisando preencher:
Nome do Relatório
Selecionar o Relatório em “Mostrar na tela de”
Marcar a Flag “Enviar Esse Relatório automaticamente por e-mail”
Selecionar o Remetente
Informar o Destinatário
Informar o assunto, para facilitar o entendimento para o destinatário
Definir em Momentos de Envio, em que momento esse e-mail vai ser disparado
Apos o preenchimento, clicamos no botão Salvar, no final da tela.