📄 GW XML — Gestão de Documentos Fiscais via SEFAZ

Prezado cliente,

Com o objetivo de facilitar o gerenciamento dos documentos fiscais, disponibilizamos o novo módulo GW XML, que permite sincronizar os XMLs direcionados aos CNPJs cadastrados no sistema diretamente com a SEFAZ.

A solução centraliza os documentos em um único ambiente, permitindo consultar, acompanhar o processamento, identificar erros e exportar os XMLs, proporcionando mais controle e agilidade para a operação.

Foi desenvolvido o novo módulo GW XML, criado para centralizar a consulta, sincronização, acompanhamento e gestão dos documentos fiscais eletrônicos disponibilizados pela SEFAZ para os CNPJs cadastrados no sistema.

O módulo está localizado na barra principal do sistema, ao lado do GW Mobile.

A partir do módulo GW XML, o usuário poderá acessar o painel de Documentos Fiscais (XMLs) para consultar, acompanhar e gerenciar os documentos sincronizados com a SEFAZ.

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A solução permite que os documentos fiscais direcionados às filiais sejam automaticamente identificados e disponibilizados no sistema GW, proporcionando maior controle sobre os XMLs recebidos e permitindo o acompanhamento do seu processamento e integração com os demais sistemas da GW.

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Caminho: Cadastros → Filiais → Aba. Operacional → Tarefas Agendadas

No cadastro da filial, será possível parametrizar tarefas agendadas para que o sistema realize automaticamente a consulta à SEFAZ, buscando os documentos fiscais nos quais o CNPJ da filial esteja mencionado. Essa configuração permite automatizar a busca dos XMLs, reduzindo a necessidade de consultas manuais.

Nesta primeira fase, o módulo contempla a sincronização dos XMLs com a SEFAZ, a consulta dos documentos importados, filtros para localização das informações, acompanhamento do status de processamento e exportação dos arquivos XML.

O GW XML será disponibilizado como um novo módulo do GWEB, localizado entre os módulos GW Mobile e GWLoc.

O acesso será controlado pelas configurações de filial e pelas permissões definidas para os usuários, seguindo o padrão de permissões já utilizado no sistema.

O módulo possui código 25 e somente estará disponível quando estiver habilitado no contrato do cliente junto a GW.

Foi criada a rotina Painéis → Documentos Fiscais (XMLs), que permite acompanhar os documentos fiscais baixados da SEFAZ em uma única tela.

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Na parte superior da tela, são apresentados o título Painel de Documentos Fiscais e o subtítulo Gestão completa dos Documentos Fiscais integrados via Sefaz, além das opções:

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O painel disponibiliza a opção Sincronizar Sefaz, permitindo ao usuário realizar uma nova consulta diretamente no servidor da SEFAZ.

Ao utilizar essa opção, o sistema força uma nova busca pelos documentos fiscais disponibilizados para os CNPJs configurados, permitindo atualizar as informações apresentadas no painel.

Além da sincronização manual, o módulo contempla a utilização da rotina de baixar XMLs de forma agendada, permitindo automatizar a obtenção dos documentos conforme a configuração estabelecida para cada filial.

O painel também disponibiliza a opção Exportar XML, permitindo que os documentos baixados sejam exportados de acordo com os critérios definidos pelo usuário.

Ao selecionar essa opção, será apresentado um formulário para definição do período e dos critérios de exportação, incluindo:

• Data Inicial e Data Final;

• Transportadora, permitindo considerar documentos em que a empresa esteja citada no documento;

• Opção para considerar a transportadora como participante do documento ou como destinatária da nota;

• Tipo de Documento, contemplando NF-e ou CT-e.

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O painel também apresenta quatro cards de totalizadores, permitindo visualizar de forma rápida a situação dos documentos:

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• Total de Notas: quantidade total de documentos apresentados na consulta.

• Processadas: quantidade de documentos processados com sucesso e enviados para o GW WebTrans/GWEB.

• Pendentes: quantidade de documentos que ainda aguardam processamento.

• Com Erro: quantidade de documentos que apresentaram erro durante o processamento.

Abaixo dos indicadores, os documentos são apresentados em uma tabela contendo as principais informações importadas da SEFAZ:

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• Número: número e série do documento fiscal.

• Emitente: identificação do emissor do documento.

• Destinatário: identificação do destinatário do documento.

• Data Emissão: data de emissão do documento.

• Valor: valor total do documento fiscal.

• Status: situação atual do processamento do XML.

• Arquivos: disponibilização dos arquivos XML para download.

Quando não houver documentos disponíveis para os critérios da consulta, a tela apresentará a mensagem “Nenhum documento encontrado.”

O painel centraliza as informações dos XMLs recebidos, proporcionando uma visão rápida da quantidade de documentos e do andamento do seu processamento, além de facilitar a identificação de pendências e ocorrências.

Foi disponibilizada uma nova funcionalidade no módulo GW XML, permitindo que o usuário realize ações diretamente a partir dos documentos fiscais importados.

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Na coluna Ação, serão disponibilizadas opções de acordo com o tipo de documento e as integrações disponíveis no sistema.

Atualmente, estão disponíveis as seguintes ações:

• Lançar Compra (Frota)

• Lançar Despesa (Financeiro)

Lançar Compra (Frota) →

A opção Lançar Compra (Frota) permite que o usuário utilize o documento fiscal importado pelo GW XML para iniciar o lançamento de uma Compra (Frota).

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Ao selecionar o ícone correspondente à ação, o sistema direcionará o usuário para a rotina de lançamento da compra, utilizando as informações disponíveis no documento fiscal como base para o preenchimento.

Essa funcionalidade permite aproveitar as informações do XML que já foi sincronizado com a SEFAZ, evitando que o usuário precise localizar novamente o documento fiscal ou realizar todo o processo de lançamento manualmente.

A ação facilita principalmente os processos relacionados à aquisição de produtos e itens destinados à frota, permitindo que o documento fiscal seja utilizado como origem para o lançamento da compra.

Lançar Despesa (Financeiro) →

A opção Lançar Despesa (Financeiro) permite que o usuário utilize o documento fiscal importado pelo GW XML para iniciar o lançamento de uma Despesa (Financeiro).

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Ao selecionar o ícone correspondente à ação, o sistema direcionará o usuário para a rotina de lançamento da despesa, utilizando as informações disponíveis no documento fiscal para auxiliar no processo.

Dessa forma, o usuário poderá utilizar um documento fiscal já recebido e processado pelo GW XML como base para o lançamento da despesa no sistema, reduzindo a necessidade de redigitação das informações.

Essa opção facilita o processo de registro das despesas relacionadas aos documentos fiscais recebidos pela empresa, permitindo que o lançamento financeiro seja iniciado diretamente a partir do XML.

Para utilizar uma das ações disponíveis, o usuário deverá acessar:

Caminho: Painéis → Documentos Fiscais (XMLs)

Na listagem de documentos fiscais, a coluna Ação apresentará os ícones correspondentes às integrações disponíveis para cada documento.

Ao posicionar o cursor sobre o ícone, será apresentado o nome da ação, permitindo identificar qual operação será realizada.

Exemplo:

• 🛒 Lançar Compra (Frota)

• $ Lançar Despesa (Financeiro)

[Inserir imagem com os tooltips das ações]

Após selecionar a ação desejada, o sistema dará continuidade ao processo correspondente, direcionando o usuário para a rotina de lançamento.

A disponibilização das Ações de Integração permite que o XML importado pelo GW XML seja utilizado como ponto de partida para outros processos do sistema.

Com essa funcionalidade, o usuário passa a contar com:

• Lançamento de Compra (Frota) diretamente a partir do XML;

• Lançamento de Despesa (Financeiro) diretamente a partir do XML;

• Aproveitamento das informações já disponíveis no documento fiscal;

• Redução da necessidade de redigitação de informações;

• Maior agilidade no lançamento dos documentos;

• Integração entre o recebimento do XML e os processos operacionais/financeiros;

• Centralização do processo, desde a importação do documento pela SEFAZ até a utilização das informações no sistema.

Com as novas Ações de Integração, o GW XML deixa de atuar somente como uma ferramenta de consulta e gerenciamento dos documentos fiscais e passa também a permitir que esses documentos sejam utilizados como base para iniciar outros processos dentro do sistema.

O usuário poderá, de forma simples e diretamente pela listagem dos documentos, Lançar Compra (Frota) ou Lançar Despesa (Financeiro), proporcionando maior agilidade e aproveitamento das informações já importadas pelo módulo.

O painel disponibiliza uma área de Filtros, permitindo localizar os documentos fiscais de acordo com diferentes critérios.

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• Filtrar por: permite selecionar entre Data de Emissão ou Data de Importação, informando o período De e Até.

• Número / Série: permite informar o número do documento e, opcionalmente, sua série.

• Emitente: permite selecionar o emitente para restringir os resultados aos documentos relacionados.

• Chave Documento: permite localizar diretamente um documento por meio da sua chave de acesso.

• Status: permite filtrar os documentos por Todos os Status, Processado, Pendente ou Com Erro.

• Pesquisar: aplica os filtros informados e apresenta os documentos correspondentes na tela.

• Resultados por Página: permite definir a quantidade de registros exibidos por página, entre 10, 20, 30, 40 ou 50 resultados.

Dessa forma, o usuário consegue localizar os documentos fiscais de maneira mais rápida e precisa, conforme as informações desejadas.

Cada documento poderá apresentar um dos seguintes status:

Pendente
O XML foi importado, mas ainda não foi processado pelo GW WebTrans/GWEB.

Processado
O XML foi processado com sucesso e encaminhado ao GW WebTrans/GWEB.

Com Erro
O sistema tentou processar o XML, porém ocorreu uma inconsistência que impediu a conclusão do processamento.

Nos documentos com erro, o usuário poderá selecionar o status apresentado para consultar o motivo da falha, facilitando a identificação e tratamento da ocorrência.

A implantação do GW XML proporciona uma gestão mais centralizada dos documentos fiscais eletrônicos recebidos pela empresa, reduzindo a necessidade de consultas e downloads manuais nos ambientes externos.

Com o novo módulo, o usuário passa a contar com:

• Centralização dos XMLs recebidos pela empresa;

• Automatização da busca de documentos na SEFAZ;

• Acompanhamento do processamento dos arquivos;

• Identificação rápida de documentos pendentes ou com erro;

• Consulta por diferentes critérios, facilitando a localização dos documentos;

• Visualização do motivo de erros de processamento;

• Exportação dos XMLs conforme os filtros definidos;

• Controle de acesso por filial e usuário, seguindo o padrão de permissões do sistema GW.

Com o GW XML, a GW amplia o controle sobre o ciclo de recebimento e processamento dos documentos fiscais eletrônicos, disponibilizando uma visão centralizada dos XMLs direcionados às empresas cadastradas.

A primeira fase estabelece a estrutura principal do módulo, permitindo sincronizar os documentos com a SEFAZ, consultar os XMLs recebidos, acompanhar seu processamento, identificar ocorrências e realizar a exportação dos arquivos, preparando a solução para as próximas etapas de integração e automação.

Nossa equipe está empenhada em garantir uma transição tranquila para sua operação. Em caso de dúvidas, estamos à disposição.

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